Juridisch Versie 2026-10 — in juridisch nazicht
Uw gegevens, zwart op wit. Privacyverklaring van PolishConnection — hoe Metalex CommV persoonsgegevens verwerkt.
Versie 2026-10 — in juridisch nazicht. Dit is een ontwerptekst die onze advocaat nog naleest. Vragen? Mail naar hello@polishconnection.eu.
Deze tekst is voorlopig alleen in het Nederlands beschikbaar. Vertalingen volgen na het juridisch nazicht.
1Wie zijn wij?
PolishConnection (website polishconnection.eu en platform app.polishconnection.eu) wordt uitgebaat door Metalex CommV, commanditaire vennootschap naar Belgisch recht, 's-Gravenstraat 36K, 9810 Nazareth, België, KBO en btw BE 1024.119.268, RPR Gent, afdeling Gent („Metalex”, „wij”). Metalex is de verwerkingsverantwoordelijke.
Voor al uw vragen over privacy: hello@polishconnection.eu (onderwerp „Privacy”) of per post op het adres hierboven. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat dat voor onze activiteiten wettelijk niet verplicht is.
2Op wie is deze verklaring van toepassing?
- bezoekers van onze website;
- gebruikers van het platform (Belgische opdrachtgevers, Poolse aannemingsbedrijven, dienstverleners) en hun contactpersonen en teamleden;
- personen die met onze chatassistent praten of ons contacteren;
- personen die door een gebruiker worden uitgenodigd of over wie een referentie wordt gegeven;
- gedetacheerde personen wier gegevens in detacheringsdocumenten (zoals A1 of Limosa) voorkomen (zie punt 6).
3Welke gegevens, waarom, op welke rechtsgrond en hoe lang?
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond (art. 6 AVG) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Account aanmaken en beheren, inloggen, beveiliging | naam, e-mail, telefoon, wachtwoord (versleuteld), rol, taal, bedrijfsgegevens | uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) | duur van het account + 12 maanden |
| Bedrijfsgegevens nakijken (btw via VIES, KBO, NIP/KRS/CEIDG) | btw- of ondernemingsnummer, resultaat van het nazicht | gerechtvaardigd belang: een betrouwbare marktplaats (6.1.f) | duur van het account |
| Opgeladen documenten van aannemers tonen en nakijken | documenten, geldigheidsdata, resultaat en datum van het nazicht | gerechtvaardigd belang: opdrachtgevers helpen correct samen te werken met buitenlandse aannemers (6.1.f) | bestanden: tot 3 jaar na het einde van de opdracht waarop ze betrekking hebben, of 30 dagen na het verwijderen van het account; bewijs van het nazicht (zonder bestand): 5 jaar |
| Marktplaats: projecten, offertes, berichten | inhoud van projecten en berichten, contactgegevens van het bedrijf | uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) | 3 jaar na het einde van het project |
| Credits, abonnementen, facturen | aankopen, bedragen, factuurgegevens (kaartgegevens enkel bij de betaaldienstverlener) | overeenkomst (6.1.b); wettelijke boekhoudplicht (6.1.c) | facturen: wettelijke bewaartermijn voor boekhoudstukken |
| Reviews en referenties | beoordeling, naam van het bedrijf, contactpersoon | gerechtvaardigd belang: betrouwbare informatie over samenwerking (6.1.f) | zolang gepubliceerd + 12 maanden |
| Uitnodigingen door gebruikers | naam en e-mail van de uitgenodigde, uitnodiger, status | gerechtvaardigd belang (6.1.f) | 90 dagen als u niet reageert |
| Contactformulier en e-mail | naam, e-mail, bedrijf, btw-nummer, bericht | precontractuele maatregelen of gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden | maximaal 2 jaar na het laatste contact |
| Chatassistent op de website (AI) | uw berichten en de pagina; bij een melding of contactaanvraag ook naam, e-mail en het gesprek | gerechtvaardigd belang: snelle antwoorden en support (6.1.f) | niet bewaard op onze servers; doorgestuurde meldingen maximaal 2 jaar in onze mailbox |
| Beveiliging, foutopsporing, misbruikpreventie | IP-adres, logs, apparaat- en browsergegevens, laatste activiteit | gerechtvaardigd belang: veiligheid en werking (6.1.f) | logs 2 jaar; activiteitsdata 90 dagen |
| Statistieken en advertentiemeting | cookies en vergelijkbare identifiers, surfgedrag op onze sites | toestemming (6.1.a en art. 10/2 Gegevensbeschermingswet) | zie het cookiebeleid |
| Wettelijke verzoeken van overheden | gevraagde gegevens | wettelijke verplichting (6.1.c) | zoals wettelijk bepaald |
Gegevens die u verplicht moet invullen, zijn gemarkeerd. Zonder die gegevens kunnen wij u het platform niet aanbieden. Wij nemen geen beslissingen met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.
4Met wie delen wij gegevens?
- Andere gebruikers, voor zover nodig voor de marktplaats. Een opdrachtgever ziet bijvoorbeeld het profiel en, bij een gezamenlijk project, de documenten die de aannemer met hem deelt.
- Onze verwerkers (leveranciers die alleen in onze opdracht werken): Supabase (database en opslag, EU/Ierland), Vercel (hosting; de functies voor chat en contactformulier draaien in de EU, Dublin), Resend en Postmark (e-mail), Anthropic (AI-chatassistent), Stripe (betalingen), Microsoft (e-mail; sessie-analyse via Clarity met toestemming) en Google (tagbeheer en statistieken met toestemming; lettertypen).
- Advertentiepartners met wie wij gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de verzameling via pixels, alleen met uw toestemming: Meta Platforms Ireland en LinkedIn Ireland. Voor hun verdere verwerking zijn zij zelf verantwoordelijk.
- Overheden (zoals RSZ, sociale inspectie, FOD Financiën of gerecht), alleen op wettelijk verzoek.
- Adviseurs (advocaat, boekhouder), die gebonden zijn door het beroepsgeheim.
Wij verkopen geen persoonsgegevens.
5Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers zijn gevestigd in de Verenigde Staten of hebben daar toegang tot gegevens (onder meer Anthropic, Vercel, Resend, Postmark, Google, Meta, LinkedIn, Microsoft en Stripe). Wij steunen daarvoor op het adequaatheidsbesluit EU-VS Data Privacy Framework (Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795) voor gecertificeerde ondernemingen en/of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914). Een kopie van de relevante waarborgen kunt u opvragen via hello@polishconnection.eu. Met elke leverancier geldt een verwerkersovereenkomst. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (bijvoorbeeld naar de Verenigde Staten) gebeurt enkel op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Berichten aan onze chatassistent worden verwerkt door Anthropic PBC (VS) onder haar zakelijke voorwaarden.
6Gegevens in detacheringsdocumenten
Aannemers kunnen documenten opladen zoals A1-attesten en Limosa-meldingen. Daarin staan gegevens van gedetacheerde personen (naam, geboortedatum, nationaliteit, socialezekerheids- of identificatienummers en geldigheidsperiode).
- Wie is verantwoordelijk? De aannemer (werkgever) bepaalt welke documenten hij deelt en met welke opdrachtgevers. Voor het bewaren en delen van die documenten treden wij op als verwerker in opdracht van de aannemer. Voor ons eigen nazicht van de documenten zijn wij zelf verantwoordelijk (gerechtvaardigd belang). Voor documenten met persoonsgegevens van gedetacheerde medewerkers (zoals A1 en Limosa) is de onderneming die ze oplaadt verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Metalex CommV ze in haar opdracht als verwerker. Die onderneming informeert haar medewerkers.
- Bron: de werkgever van de betrokkene.
- Minimalisatie: wij vragen aannemers identificatienummers en geboortedata af te schermen voor zover de opdrachtgever die niet nodig heeft. Kopieën van identiteitsbewijzen zijn niet nodig; laad ze niet op.
- Ontvangers: alleen de opdrachtgevers van het project waaraan de betrokkene gekoppeld is, Metalex en haar verwerkers.
- Uw rechten: u kunt zich richten tot uw werkgever of tot ons (hello@polishconnection.eu). Wij helpen uw werkgever uw verzoek af te handelen.
7Cookies
Wij gebruiken noodzakelijke cookies en lokale opslag. Met uw toestemming gebruiken wij ook cookies voor statistieken en voor marketing (advertentiemeting). Meer informatie en uw keuze wijzigen: het cookiebeleid en de link „Cookievoorkeuren” onderaan elke pagina.
8Kunstmatige intelligentie
Op onze website praat u met een AI-assistent, geen mens. Dat staat in het chatvenster. De assistent beantwoordt algemene vragen op basis van de inhoud van onze website en neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen. Doet u een melding of contactaanvraag, dan wordt die doorgestuurd naar ons team. Deel geen gevoelige gegevens in de chat.
9Uitnodigingen en referenties
Een gebruiker kan u uitnodigen of een referentie over uw onderneming vragen. In dat geval kregen wij uw naam, e-mailadres en bedrijfsnaam van die gebruiker. Niet-beantwoorde uitnodigingen verwijderen wij na 90 dagen. U kunt ons altijd vragen u geen uitnodigingen meer te sturen.
10Uw rechten
U hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar (in het bijzonder tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing). Waar wij op toestemming steunen (cookies), kunt u die op elk moment intrekken, zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt.
Stuur uw verzoek naar hello@polishconnection.eu. Wij antwoorden binnen één maand (verlengbaar met twee maanden bij complexe verzoeken; dan laten wij dat weten). Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen via uw geregistreerd e-mailadres.
U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthouder van uw woon- of werkplaats (in Polen: UODO, uodo.gov.pl).
11Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), toegangscontrole per bedrijf en rol, en privé-opslag van documenten met tijdelijke toegangslinks. Wij breiden deze maatregelen verder uit, onder meer met tweestapsverificatie voor beheerders en logging van toegang tot documenten.
12Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen wij geregistreerde gebruikers vooraf per e-mail of in het platform. Eerdere versies zijn op aanvraag beschikbaar.
Metalex CommV · 's-Gravenstraat 36K, 9810 Nazareth · KBO/BTW BE 1024119268 · RPR Gent, afdeling Gent
Versie 2026-10 — in juridisch nazicht